根据财政部《会计档案管理办法》规定，为了加强学校财务会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作，特制定本制度。
一、管理职责
财务处负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对已纳入学校档案馆统一管理的财务会计档案调阅、借阅等，按照档案馆的统一要求管理。
二、会计档案范围
包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。
（一）会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；
（二）会计账簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；
（三）财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；
（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，以及有关的电子数据和相应软件资料。
三、会计档案的管理
（一）会计档案的整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
1．分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他；
2．档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一；
3．管理要求统一。建立财务会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
（二）会计凭证的装订
会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工作：
1．分类整理，按顺序排列，检查日期、编号是否齐全；
2．按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；
3．摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以翻阅保持数字完整；
4．整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。检查附件有否漏缺；
5．记账凭证上有关人员的印章是否齐全；
6．会计凭证装订时的要求：
a．装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；
b．凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；
c．装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。
7．会计凭证装订后的注意事项:
a．每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；
b．在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
(三)会计账簿的装订
各种会计账簿年度结账后，账簿应按时整理立卷。账簿装订的基本要求：
1．首先认真核对账页数是否齐全，序号排列是否连续；
2．然后按会计账簿封面、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订要求：
a．保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，加上封面、封底，装
订成册；
b．多栏式账、三栏式账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。
3．在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章；
4．账簿装订后的其他要求:
a．会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象；
b．封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账；
c．会计账簿按保管期限分别编制卷号，如总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
（四）会计档案的移交归档
1．每年形成的会计档案，由财务处按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。在会计年度终了后，可暂由本会计部门保管一年。期满之后，由会计部门编制移交清册，移交学校档案馆统一保管；
2．移交学校档案馆保管的会计档案应该保持原卷册的封装。
（五）会计档案的保管
1．会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年、共5类(详见附表一)，保管期限从会计年度终了后的第一天算起；
2．会计档案室的要求:应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材；室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬；保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，并防止潮湿；
3．会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。
（六）会计档案的借阅
1．会计档案为财务处所用，原则上不得借出。本校其他人员或校外人员需要档案资料，在登记报批后由财务处人员陪同翻阅或者复印；
2．校外人员部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信或身份证明，还需学校相关人员介绍引荐，经财务处负责人批准后，方可办理借阅手续；对已纳入学校档案馆统一管理的财务会计档案调阅、借阅等，按照校档案馆的统一要求管理，由校档案馆建立健全会计档案查阅、复印、登记制度；
3．借阅手续：借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚；
4．借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经部门领导批准后方能携带外出或复制原件）。
（七）会计档案的销毁
保管期满的会计档案，可以按照以下程序进行销毁：
1．会计档案保管期满，需要销毁时由学校档案馆提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册(注明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容)，经学校领导审批签署意见，报请上级主管单位批准后方可予以销毁；
2．销毁会计档案时，由学校档案馆和财务处共同派员监销。在销毁前清点所要销毁的会计档案；销毁后，经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章；注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报学校领导，一份归入档案备查；
3．会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明。
四、本制度解释权归学校财务处。
附表一:
沈阳工程学院会计档案保管期限表
| 档案类别
|
序号
|
档案名称
|
保管期限
|
备注
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| 一、凭证类
|
1
|
原始凭证
|
15年
|
|
| 2
|
记账凭证
|
15年
|
|
| 3
|
汇总凭证
|
15年
|
|
| 二、会计账簿类
|
4
|
总账
|
15年
|
|
| 5
|
明细账
|
15年
|
|
| 6
|
日记账
|
15年
|
现金及银行日记账保管25年
|
| 7
|
固定资产卡片
|
15年
|
固定资产报废清理后保管5年
|
| 8
|
辅助账簿
|
15年
|
|
| 三、财务报告类
|
9
|
月、季报告
|
3年
|
包括汇总财务报告及文字分析
|
| 10
|
年度报告
|
永久
|
包括汇总财务报告及文字分析
|
| 四、其他类
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11
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会计移交清册
|
15年
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| 12
|
会计档案保管清册
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永久
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| 13
|
会计档案销毁清册
|
永久
|
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| 14
|
银行余额调节表
|
5年
|
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| 15
|
银行对账单
|
5年
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沈阳工程学院财务处
二〇一五年十二月二十九日
