为了加强会计基础工作管理，健全会计电算化管理制度，保证会计档案安全、完整，根据《会计电算化基础工作规范》和有关规章制度，特制定本制度。

第一条  会计电算化档案管理范围。会计电算化档案包括：

（一）存储在计算内以磁性介质或光盘形式存储的各种会计数据、程序文件、及其他会计资料，会计数据是指记账凭证、会计账簿和会计报表；

（二）打印输出的纸质的各种会计数据：会计凭证、会计账簿、会计报表、财务分析和说明；

（三）购买的财务软件和开发财务软件的全套文档资料以及会计软件程序、用户操作规程及使用手册，如不同时期不同版本的会计软件等；

（四）电算化会计科目及科目代码表、会计报表格式、报表取数公式、自动转账公式及其他计算公式、检验公式等。

第二条 电算化会计档案管理任务：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，按期限安全保存会计电算化档案。

第三条 电算化会计档案的生成、管理与保管期限。

（一）记账凭证的生成与管理：根据原始凭证在计算机上直接填制记账凭证，由计算机打印输出。制单人、复核人和会计主管人员签名或盖章，收、付款会计凭证出纳人员签名或盖章。

（二）会计账簿的生成与管理：

１．现金日记账和银行存款日记账根据情况按日或满页打印输出，做到日清月结。年末将打印出的活页账，逐页连续编号，由出纳员、审核人、主管会计签字确认盖章，填写目录和账簿封皮，加盖单位公章，装订成册。如业务较少，可以按旬打印输出账页。

２．总账、各种明细账年末打印输出，逐页连续编号、由审核人、复核人、主管会计签字盖章确认，填写账簿目录和账簿封皮，加盖单位公章，装订成册。

（三）会计报表的生成管理，按照《会计基础工作规范》和上级部门的要求打印输出会计报表。由制表人、审核人、主管会计、财务处长、副总会计师、单位负责人签字盖章确认，加盖单位公章。

（四）存储在光盘及其他磁性介质的档案管理：

存储在计算机内的会计数据的保管：每天操作软件后，及时进行记账、结账。完成结账后进行双重光盘备份，存放在不同地点（由主管会计、电算化档案管理人各保管一份），每月末刻录光盘，保存期限及销毁同打印输出的书面形式的会计账簿、会计报表。

会计数据档案统一编号，按年月顺序分类，由电算化会计档案管理人妥善保管。

会计数据档案按归档格式归档，见附件表1；

（五）会计软件的全套文档资料及软件程序的管理视同会计档案管理。要建立软件档案登记簿，记录软件使用、运行、升级等过程事项，保证软件的安全。建立档案归档手册，见格式附表2； 

（六）电算化会计档案保管期限：（1）会计凭证、会计账簿和会计报表按照《会计档案管理办法》规定的期限和办法管理。（2）会计软件的保管期限截止该软件停止使用或有重大更改之后五年。 

第四条 电算化会计档案的安全、保密与利用。

（一）安全管理。

１．电算化会计档案要做到防磁、防火、防潮、防虫蛀、方霉烂和防鼠咬。

２．对计算机软件会计档案的备份资料要保存在专用磁盘柜内、不同地点；每两年对所有会计档案做磁盘更新复制工作，防止原磁盘损坏造成数据丢失。

３．电算维护员根据计算机硬盘容量和单位实际数据量的大小，保证在计算机上存放的数据在5年以上。

（二）保密与利用。单位保管的会计档案不得借出；如有特殊需要，经过本单位负责人批准。可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。存放在磁介质上的会计资料借阅归还时，管理员要认真检查，防止感染病毒。

第五条 电算化会计档案的工作交接。从事会计数据备份管理人员的工作交接，除了按照《会计基础工作规范》要求的会计人员交接手续外，进行软件运行中的实时交接。

第六条 本制度与国家规定相抵触的执行国家规定。

第七条 本制度由财务处负责解释，自发布之日起执行。